چرخه DMAIC مجموعهاي از فعاليتها و اقداماتي است كه شاخصهاي فرايند را تعريف كرده و با ابزار مختلف تا كاهش خطا در سطح شش سيگما، هدايت ميكند. شش سيگما، يعني رسيدن به سطح خطاي 4/3 در يك مليلون فرصت كه براي سازمانهاي كنوني، ضرورت دارد نه انتخاب. اين ضرورت، امروزه محور اصلي تمركز خدمات تحقيقاتي و مشاورهاي در حوزه بهبود سازماني در كشورهاي پيشرفته صنعتي است. صنايع بزرگ، در تلاش بيوقفه براي ورود به سطح رقابت جهاني، نيازمند رويكرد به سمت ششسيگما هستند. صنايع برتر دنيا اين رويكرد را برگزيدهاند.
در اين گفتار، با توجه به اهميت بهبود فرايندها در زمينه توسعه و تعالي در سطوح جهاني براي سازمانهاي صنعتي ايران، چرخه DMAIC كه متدولوژي مناسبي براي شناسايي و كاهش خطاست مورد بررسي قرار گرفته است.
چرخه DMAIC
ابزار اصلي بهبود فرايند در متدولوژي ششسيگما، چرخه DMAIC است. اين چرخه مجموعهاي از فعاليتهاي چرخشي و نتيجهگرايي است كه پروژههاي بهبود فرايند و شش سيگما بر مبناي آنها انجام ميشوند. DMAIC مخفف كلمات Define (تعريف)، Measure (اندازهگيري)، Analyze (تحليل)، Improve (بهبود)، Control (كنترل) است. اين چرخه، رويكردي ساختيافته و همهجانبه براي بهبود فرايند بوده و شامل 5 فاز ياد شده است. هر فاز بهطور منطقي هم به فاز بعدي و هم به فاز قبلي خود مرتبط است. دليل دنبال كردن اين نوع متدولوژي منسجم، رسيدن به هدف متعالي شش سيگما با 4/3 واحد خرابي در ميليون است.
فازيك- تعريف
فاز تعريف، بيانگر اهداف و مرزهاي پروژه بر اساس دانش مجريان پروژه و نيازهاي مشتري است. ابزار مورد استفاده در فاز تعريف عبارتند از:
منشور پروژه- Charter: قراردادي است كه بين رهبر سازمان و تيم پروژه در ابتداي پروژه ايجاد ميشود. اجزاي منشور پروژه عبارتند از: مورد تجاري (تأثير مالي)، تعريف مشكل، تعريف اهداف، محدوده پروژه، نقش اعضاي تيم، نقاط عطف و اقلام قابل تحويل پروژه و در نهايت پشتيبانيهاي مورد نياز.
تحليل ذينفعان: براي كاهش مقاومت در برابر تغييرات به هنگام پيادهسازي بهبودها، لازم است كه ذينفعان پروژه بسيار سريع مشخص شده و برنامهاي براي ارتباط با هر يك از آنها تدوين شود.
SIPOC: نقشه كلي فرايند و شامل تأمينكنندگان، وروديها، فرايند، خروجيها و مشتريان است. در مورد كيفيت بر اساس خروجي فرايند قضاوت ميشود. كيفيت خروجي فرايند با تحليل وروديها و متغيرهاي فرايند بهبود داده ميشود.
صداي مشتري: از صداي مشتري براي توضيح نيازهاي وي و دركي كه از محصول يا خدمت ارائه شده توسط سازمان دارد، استفاده ميشود. از صداي مشتري براي شناسايي عوامل كليدي اثرگذار بر رضايت مشتري، استفاده ميشود.
نمودار وابستگي: نمودار وابستگي ابزار سازماندهي اظهارات افراد در گروههاي مرتبط است.
مدل كانو: تحليل و درك نوع نيازمنديهاي مشتري.
بازده كلي1: روشي براي تعيين بازده فرايند جاري است.
درخت 2CTQ: مشخصههاي بحراني كيفيت ابزاري تبديل صداي مشتري به نيازمنديهاي كيفي محصول/ خدمت است.
در پايان فاز تعريف، تيم پروژه بايد بتواند موارد زير را به حامي پروژه توضيح دهد:
1 . چرا اين پروژه مهم است؟
2 . براي اينكه پروژه با موفقيت انجام شود بايد به چه اهداف تجاري (مالي) برسد؟
3 . چه افرادي در پروژه مشاركت دارند (حاميان پروژه، مشاوران، رهبر تيم و اعضا)؟
4 . اين پروژه با چه محدوديتهايي (بودجه، زمان، منابع) مواجه است؟
5 . چه فرايند كليدي در اين پروژه دخيل است (تأمينكنندگان، ورودي، خروجيها و مشتريان- SIPOC)؟
6 . ميزان بازده فرايند جاري چيست؟
7 . نيازمنديهاي مشتري يا مشخصههاي محصول توليدي يا خدماتي، چه چيزهايي هستند؟
فاز دو- اندازهگيري
هدف فاز اندازهگيري اين است كه با ايجاد درك واقعي از مشكلات و شرايط فرايند موجود، بتوان مكان يا منابع مشكلات را با دقت بررسي و مشخص كرد. اين فعاليت دامنه علتهايي را كه بايد در فاز تحليل (فاز 3) بر آنها تمركز كرد، كوچكتر خواهد كرد. بخش مهم فاز اندازهگيري، محاسبه قابليت پايه فرايند است و قابليت فرايند، معياري است كه بهطور خلاصه ميزان تغييرات مربوط به مشكلات مورد نظر مشتري در فرايند را بيان ميكند.
ابزار مورد استفاده در فاز اندازهگيري عبارتند از:
1 . برنامه جمعآوري دادهها
2 . فرمهاي جمعآوري دادهها، نمودارهاي كنترل
3 . نمودارهاي فراواني
4 . گيجها
5 . نمودارهاي پارتو
6 . ماتريس اولويتبندي
7 . FMEA
8 . قابليت فرايند
9 . سيگماي فرايند
10 . نمونهگيري
11 . طبقهبندي
12 . نمودارهاي سريهاي زماني3
تيم پروژه، در پايان فاز اندازهگيري بايد بتواند موارد زير را به حامي پروژه توضيح دهد:
1 . مشكل يا مشكلات اصلي مشخص، چه چيزهايي هستند؟
2 . دادهها چه الگويي را نشان دادهاند؟
3 . قابليت فعلي فرايند چيست؟
فاز سه- تحليل
در فاز تحليل، تئوريهايي در مورد علل ريشهاي ايجاد شده و با استفاده از دادهها سنجيده ميشوند و در نهايت علل ريشهاي مشكلات شناسايي ميشوند. علل شناسايي شده، پايهاي را براي ارائه راهحلها در فاز بعدي (فاز بهبود) شكل ميدهند.
ابزار مورد استفاده در فاز تحليل عبارتند از:
1 . نمودار وابستگي
2 . طوفان فكري
3 . نمودارهاي علت و معلول
4 . نمودارهاي كنترل
5 . فرمهاي جمعآوري داده
6 . برنامه جمعآوري داده
7 . طرح آزمايشات (DOE)
8 . نمودارهاي جريان (فلوچارتها)
9 . نمودارهاي فراواني
10 . آزمونهاي فرض
11 . نمودار پارتو
12 . تحليل رگرسيون
13 . متدولوژي سطح پاسخ
14 . نمونهگيري
15 . نمودارهاي پراكنش
16 . نمودارهاي فراواني طبقهبندي شده
تيم پروژه در پايان فاز تحليل، بايد بتواند ضمن بيان عللي كه در فاز بعدي (بهبود) بر آنها تمركز خواهند كرد، در مورد مسائل زير نيز به حامي پروژه پاسخ دهد:
1 . چه علل بالقوهاي شناسايي شده است؟
2 . بر روي چه عللي سرمايهگذاري صورت خواهد گرفت و چرا؟
3 . براي بررسي و تأييد آن علل چه دادههايي جمعآوري شده است؟
4 . دادهها چگونه تفسير شدهاند؟
فاز چهار- بهبود
در فاز بهبود، براي علل مورد بررسي در فاز قبل، راهحلهايي ارائه ميشود. اين راهحلها پيادهسازي شده و در نهايت، نتايج آنها ارزيابي ميشود. در اين مرحله ميبايستي با استفاده از دادهها نشان داد كه راهحلهاي ارائه شده، مشكلات را حل كرده و منجر به بهبود شدهاند.
ابزارهاي مورد استفاده در فاز بهبود عبارتند از:
1 . طوفان فكري
2 . اجماع (توافق عمومي)
3 . تكنيكهاي خلاقيت
4 . جمعآوري دادهها
5 . طرح آزمايشات
6 . نمودارهاي جريان
7 . FMEA
8 . آزمونهاي فرض
9 . ابزارهاي برنامهريزي
10 . تحليل ذينفعان
تيم پروژه در پايان فاز بهبود بايد بتواند در خصوص موارد زير به حامي پروژه توضيح دهد:
1 . چه راهحلهايي شناسايي شدهاند؟
2 . در انتخاب يك راهحل، چه معيارهايي به كار رفتهاند؟
3 . راهحلهاي مختلف با استفاده از آن معيارها چگونه امتيازدهي شدهاند؟
4 . نحوه برنامهريزيهاي انجام شده براي پيادهسازي راهحلها چگونه است؟
فاز پنج- كنترل
در طول فاز بهبود، راهحل بهطور آزمايشي اجرا شده و برنامهريزيهاي لازم براي اجراي راهحل بهطور كامل انجام شده است. ارائه راهحل براي يك مشكل آن را تنها بهطور موقت برطرف ميسازد. كاري كه در فاز كنترل انجام ميشود، حصول اطمينان از حل مشكل و در نهايت بهبود روشهاي جديد به مرور زمان است.
ابزار مورد استفاده در فاز كنترل عبارتند از:
1 . نمودارهاي كنترل
2 . جمعآوري داده
3 . نمودارهاي جريان
4 . نمودارهاي فراواني
5 . نمودارهاي پارتو
6 . نمودارهاي كنترل كيفيت فرايند
7 . استانداردسازي
تيم پروژه در پايان فاز كنترل بايد بتواند در خصوص موارد زير به حامي پروژه توضيح دهد:
1 . اثربخشي راهحلها را به كمك دادهها نشان دهند و نحوه مقايسه نتايج واقعي با برنامه را مشخص سازند
2 . چگونگي استانداردسازي روشهاي جديد
3 . نحوه نظارت بر فرايندها
4 . چگونگي حصول اطمينان از مطلوب بودن نتايج حاصله
5 . يافتههاي كليدي چه هستند
6 . تيم براي بهبودهاي آتي چه پيشنهاداتي را ارائه ميكند؟
در خصوص چرخه DMAIC، بيان اين نكته ضروري است كه شروع هر فاز، منوط به اتمام فاز قبل نيست بلكه در اجراي هر پروژه ششسيگمايي، در حالي كه هنوز فاز تعريف به اتمام نرسيده، ميتوان فاز بهبود را با تكيه بر دانستههاي اعضاي تيم شروع كرد.
بهبود فرايند وابسته به رفع عيوب، اتلافها و خطاهاي مشهود از طريق روشهاي سريع نظير مفاهيم و تكنيكهاي تفكر ناب است زيرا براي افزايش نرخ سيگما بايد افزايش نمايي در كاهش عيوب و اتلافات به وجود آيد. براي سازماني كه اين رويكرد را دنبال ميكند ابتدا ورود به حوزه سيگماها و تعيين وضعيت موجود و سپس طي مراحل بهبود تا رسيدن نهايي به سطح شش سيگما 4/3 خطا در ميليون فرصت، برنامهريزي ميشود. سازمانها بايد در وهله اول به حذف و رفع اتلافات و عيوب مشهود متمركز شوند، سپس در مراحل بعد (سيگماي بالاتر) فرايندها را با متدولوژي شش سيگما در كانون توجه خود قرار دهند و براي تحقق اين هدف از ابزارهاي چرخه DMAIC استفاده كنند.
نتيجهگيري
رويكرد به روشهاي بهبود نظير چرخه DMAIC و ابزار آن، براي تمامي سازمانها بويژه صنايع بزرگ، نه يك انتخاب بلكه نوعي ضرورت است. براي هر سازمان، خطاي بيشتر به منزله هزينه بيشتر و كيفيت پايينتر و در نتيجه كاهش ميزان ارزش ايجاد شده براي مشتريان و به دنبال آن از دست دادن سطح رقابتپذيري و سهم بازار است. براي باقي ماندن در بازارهاي جهاني، افزايش كيفيت و كاهش هزينهها با اتكا به بهبود شاخصهاي كليدي فرايندهاي سازمان و استفاده از ابزار مهندسي اجتنابناپذير است.
پانوشت
